Per fini giuridico-amministrativi è possibile richiedere copie conformi di documenti conservati presso l’Archivio di Stato.

La copia conforme all’originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, sul quale viene aggiunta una dichiarazione formale da parte di un pubblico ufficiale, autorizzato per legge a tale funzione, che attesta la fedele corrispondenza della copia all’originale. In particolare, il pubblico ufficiale dichiara che la copia è identica all’originale e che fa fede alla pari di esso.

Nel caso tali copie debbano essere rilasciate in bollo, per fini amministrativi, anche la domanda deve essere presentata in bollo compilando l’apposito modulo (DPR n. 642 del 26/10/1972 e art. 3 D.M. 20 agosto 1992 Approvazione della tariffa dell’imposta di bollo).

La domanda di richiesta deve essere redatta in carta semplice munita di marca da bollo da € 16,00 per ogni singolo documento, di cui deve essere indicata l’esatta segnatura archivistica. Nel caso in cui la richiesta venisse effettuata da parti terze per conto del richiedente, è obbligatorio allegare una delega. E’ necessario allegare un documento di identità.

Sulla copia del documento devono essere applicate marche da bollo da € 16,00 cadauna, nella misura di n. 1 marca da bollo ogni 4 facciate normali (formato protocollo). Le marche dovranno essere fornite dal richiedente.
Sarà cura dell’Istituto autenticare il documento in copia, con l’indicazione del nome del richiedente, della segnatura archivistica e ogni altra annotazione utile riconoscimento del documento stesso.

Restano salve le esenzioni in materia di imposta di bollo previste dalla tabella Allegato B, annessa al decreto del Presidente della Repubblica 25 giugno 1953, n. 492. In particolare sono esenti dal bollo le copie autentiche di documenti eseguite a fini pensionistici e le copie dei titoli di studio.